Как управлять бизнесом на расстоянии

Кирилл и Татьяна Брагины — семейная пара. Полгода назад переехали во Вьетнам и открыли веб-студию GoodSellUs, в которой работают только удаленные сотрудники. Мы попросили ребят рассказать, как они организуют менеджмент.

Для начала пару слов о вашем проекте.

Кирилл: Наша компания пока небольшая, но постоянно растёт и меняется. Мы создаем сервисы, делаем сайты под заказ и занимаемся прочими техническими задачами. Но самое главное — строим собственную идеологию работы. Это звучит странно, но без своей философии у сотрудников не будет общего стержня и общей цели.

Татьяна: Агентство интернет-технологий — это секта увлеченных людей. У нас работают не просто разработчики, аккаунты или сеошники. Наша философия состоит в том, что мы либо делаем хорошо, либо не делаем вообще. Пишем правильный код, делаем правильную адаптивную верстку. Нам за свою работу не стыдно. Те, кто не хочет подтягиваться до общего уровня, просто не задерживаются в команде. И мы их не съедаем — чаще всего они просто уходят на офисную работу.

Какова организационная структура вашего бизнеса — есть ли отделы и нужны ли они при таком формате?

Кирилл: Отделов нет, но мы движемся в этом направлении. В ближайшее время будет нежёсткое разделение на три направления: продвижение, разработка, поддержка и создание сайтов. Так мы хотим охватить разные сферы деятельности, вырастить специалистов и при этом не стать заложниками одной ниши.

Татьяна:Подразделения нужны, но это должно быть не жёсткое разграничение. Люди знают, чем они занимаются и какие задачи решают, и пересекаются по производственным делам. Это нормально.

Не мешает ли творчеству то обстоятельство, что коллеги не сидят в одном офисе и не могут, скажем, вместе попить кофейку?

Кирилл: Мне сложно судить, так как за всю жизнь я работал в офисе около двух месяцев. Думаю, команда оказалась бы сплоченной, так как были бы более близкие контакты, чем в Slack. С другой стороны, у нас есть люди в куче городов, что повышает нашу мобильность: нас и тут, и там показывают.

Татьяна: То, что мы не можем друг друга видеть вживую, ограждает нашу команду от конфликтов, от разбиения на стайки, от конкуренции внутри GoodSellUs. Кроме того, общаясь с каждым индивидуально, мы примерно понимаем, кто чем дышит, держим руку на пульсе событий и оперативно реагируем на любые изменения. Ну а собираемся в корпоративном мессенджере Slack. Иногда синхронно пьем кофе, обмениваемся селфи. Своеобразный виртуальный корпоратив получается.

А как вы мотивируете сотрудников и контролируете выполнение задач?

Татьяна: GoodSellUs — это некий симбиоз нашего прошлого фрилансерского опыта, набитых шишек коллег по отрасли и больших амбиций. В первые месяцы работы с новым сотрудником мы узнаем, какой разработкой ему хочется заниматься — делать сайты, сервисы браузерные или десктопный софт, — и стараемся помочь расти в приоритетном направлении.

Сейчас у нас есть такая возможность, поскольку мы и сайты создаем, и софт с сервисами разрабатываем. Это здорово мотивирует: вот же, делай то, о чем мечтаешь, развивайся! Иногда сотрудники просят давать им больше работы по конкретной CMS, и если у нас есть такие задачи, то они им чаще всего и достаются. Каждый имеет право работать с тем, что ему по душе. Ну а за проступок можем наказать проектом на Amiro или на Joomla.

Кирилл: Каждый сотрудник пишет в конце рабочего дня отчёт: над чем работает, есть ли проблемы, буквально одно-два предложения. Кроме того, мы отслеживаем сроки в CRM «Битрикс24». В процессе выполнения задачи у исполнителя иногда возникают технические вопросы, с которыми он приходит в специальный канал в Slack, где мы ему и помогаем. Кроме того, я и менеджеры стараемся отслеживать ход выполнения на определенных сроках. Так сказать, на всякий пожарный. А поскольку все работы ведутся на тестовом сервере и по ходу дел пишутся коммиты в BitBucket, то для этого необязательно дёргать исполнителя.

Какие средства коллективной работы используете?

Татьяна: Стараемся совсем не использовать Skype, Viber, WhatsApp и подобные сервисы мгновенного обмена сообщениями. Как и соцсети. Дело в том, что у людей и так в Интернете остается слишком мало своего пространства. Поэтому мы выбрали единый сервис для коммуникаций в команде — Slack.

Кирилл: Slack нам очень упрощает жизнь. Это что-то среднее между чатом и IRC-конференцией. Надо объединить несколько человек для обсуждения разрабатываемой CRM? Нет ничего проще: создаем приватный канал и сразу же инвайтим туда сотрудников — готово.

Как нанимаете сотрудников и проводите собеседование?

Татьяна: Когда решено, что нам нужен новый человек, Кирилл пишет свои требования, что бы он хотел видеть в кандидате. Я составляю из этого читабельный текст и отдаю аккаунтам. Затем выкладываю его в наших пабликах в соцсетях, а аккаунт-менеджер публикует на кадровых сайтах. Как правило, соискатели находятся сразу. За день может быть до 200 заявок на одну вакансию. Например, наш веб-дизайнер наткнулась на нас через поиск в «ВКонтакте», когда искала что-то по дизайну. Большинство программистов пришли с HR-сайтов.

Кирилл: Для всех есть тестовое техническое задание — и программистов, и дизайнеров. Многие не оценивают пользу от тестовых ТЗ. Не понимают, что простая задача — это проверка, в состоянии ли человек работать, оценка его навыков и аккуратности.

По результатам ТЗ обычно ясно, какие у человека плюсы и минусы и чему его надо учить, а главное — адекватен ли он и готов ли разделять наши убеждения.

А с клиентами как строите коммуникации?

Кирилл: С клиентами работаю я и менеджеры. Пустить клиента к программистам — всё равно что лисицу в курятник: множество убитых горем программистов и довольный клиент, но с невыполненной задачей. Связь обычно держим через Skype, почту и Facebook. Иногда у клиента тоже есть Slack, и там заводим канал для коммуникации. На данный момент этого хватает, но подумываем завести Skype-номер для международных звонков.

Татьяна: К счастью или сожалению, я общаюсь с клиентами, только когда им что-то нужно по продвижению в соцсетях или по контенту. Сейчас эти направления у нас неразвиты просто потому, что рук не хватает, некому этим заниматься. Приоритеты — веб-разработка и SEO. Я отвечаю за коммуникации с партнерами — редакциями, оргкомитетами профильных мероприятий. Связь поддерживаем по почте, реже — в Skype либо через Facebook. Голосовая или видеосвязь не подойдёт — важно именно прописать условия сотрудничества и апеллировать к ним, если что-то пойдёт не так.

Если можно, несколько напутствий тем, кто захочет создать компанию с удаленными сотрудниками. Какие здесь подводные камни?

Кирилл: Первым делом забудьте про сон и не мечтайте, что у вас будет время хоть на что-то. Не ленитесь. Пока вы разгильдяйствуете, стоимость вашего труда падает. Всегда учитесь хоть по чуть-чуть. Индустрия развивается, появляются новые технологии, а значит, и новые возможности. Не упускайте их.

Татьяна: Будьте ответственными и сильными. Мы в ответе за тех, кого приручили, наняли и пустили в Slack. Сможете ли вы взять на себя эту миссию или же сами предпочитаете, чтобы кто-то командовал вашими действиями? Сможете обеспечить людей зарплатой даже в ущерб себе? От вас все чего-то ждут. Как в офлайн-бизнесе, когда все сидят в офисе и заглядывают начальнику в рот.

IT Expert №11 (ноябрь-декабрь 2015)