Облачный офис для сотрудников

Развитие технологий превращает виртуальные офисы в реальность: удаленные сотрудники, порой находящиеся за тысячи километров, работают в едином информационном пространстве компании, а домашний кабинет оказывается для них полноценной альтернативой офисному рабочему столу.

Разработчики подобных решений в последнее время последовательно снимают оставшиеся опасения и комплексы руководителей бизнеса, связанные с удаленной работой коллектива.

Руководители компаний всё чаще оказываются перед непростым выбором: то ли разрешить сотрудникам использовать на рабочем месте личные смартфоны, планшеты и ноутбуки, то ли наоборот — раздать корпоративные гаджеты и отправить специалистов по домам работать в удалённом режиме. Какой вариант вернее обеспечит лояльность, улучшит мотивацию персонала и сделает компанию эффективнее?

Перевод сотрудников на удаленную работу одновременно привлекает и пугает тысячи руководителей по всему миру. Казалось бы, идее внеофисного труда больше тридцати лет, а современные управленцы до сих пор не решили для себя — благо это или зло.

Страхи руководителей относительно удаленной работы (в порядке убывания)

• Удаленными сотрудниками сложно эффективно управлять
• Риск утечки коммерческой информации, угроза безопасности бизнеса
• Невозможность оперативно подключить удаленного сотрудника к работе
• Невозможность контроля и, как следствие, ослабление дисциплины удаленного сотрудника
• Снижение эффективности работы
• Неготовность сотрудников к работе на дому, низкая способность к самоорганизации
• Риск невыполнения работы качественно и в срок
• Отсутствие условий для командной работы
• Законодательные ограничения
• Риск демотивации персонала и снижения лояльности

» Источник: Recruitnet, Мегаплан

В 2013 году компании Recruitnet и «Мегаплан» опубликовали исследование под названием «Работа 2.0». В результате опроса десятков менеджеров удалось составить карту их главных опасений. Лидируют «риски для корпоративной безопасности», «трудности в управлении и контроле над удаленными сотрудниками», а также «сложности совместной работы». Аналогичные страхи терзали руководителей и десять лет назад.

Однако за прошедшее время технологии сделали качественный рывок вперёд, и редкая проблема не имеет сегодня ИТ-решения. Игнорируя современные наработки в сфере виртуальных офисов, руководители буквально «обкрадывают» собственную компанию.

Крупнейшие игроки рынка давно и широко пользуются возможностями, которые предоставляют виртуальный офис и тяга сотрудников к работе из дома. Например, американское подразделение корпорации Cisco в 2013 году перевело на надомную работу 89% персонала. Это позволило экономить миллионы долларов на одной только аренде.

Тренд начинает распространяться и на крупные российские компании. Так, «Аэрофлот» летом 2014 года поместил на сайте госзакупок заявку о поиске специалиста по организации работы сотрудников в режиме удаленного доступа. Исполнитель проекта, как следует из задания, должен проанализировать существующие процессы в авиакомпании, должностные обязанности работников, информационные системы, лучшие практики по удаленной работе, сформировать модель этого удаленного доступа и план по переводу на него сотрудников, а также подсчитать затраты и эффект от такой организации труда.

По словам руководителя инновационного направления «Аэрофлота» Андрея Полозова-Яблонского, на новый режим работы могут быть переведены 3,5 тыс. подчиненных. Категории сотрудников, режим работы которых может измениться, «Аэрофлот» не указал. Но, вероятнее всего, речь идет об административно-управленческом аппарате, предполагает Элла Михайлова, руководитель департамента подбора персонала рекрутингового агентства Penny Lane Personnel.

Не стоит думать, будто специфика «домашней» работы подходит лишь узкому пулу специалистов вроде дизайнеров или айтишников. Дистанционная работа шагнула далеко за пределы творческо-креативных профессий. Технических «противопоказаний» почти не осталось: многие компании рассматривают любого специалиста как кандидата в «удалёнщики». «У нас нет каких-то ограничений: удаленно могут трудиться и разработчики, и, скажем, пиарщики, — говорит Антон Баранчук, генеральный директор компании AlterGeo. — Мы даем доступ к корпоративной почте, а также, если сотруднику нужно, предоставляем ноутбук с необходимыми для работы программами и аксессуарами. Вопрос только в личных возможностях человека и конкретных обстоятельствах. Например, некоторым людям тяжело работать из дома эффективно; другим же, наоборот, так проще».

Виртуальные посиделки

Сколько компаний — столько и политик организации удалённого труда. В то время как одни предприятия обеспечивают «ушедший» персонал компьютерами и ноутбуками, другие, напротив, выставляют требование к желающим работать дома сотрудникам приобрести полный комплект необходимой оргтехники. Многое зависит и от специфики труда: кому-то требуется лишь Word да подключение к интернету, а кому-то — дорогой специализированный софт.

Как правило, основной набор рабочих инструментов, помимо корпоративной почты, предполагает доступ к корпоративной системе CRM (Customer Relationship Management) и ERP (Enterprise Resource Planning). Первая позволяет строить эффективные взаимоотношения с клиентами, вторая — с коллегами. Функционал подобных программ, помимо прочего, содержит возможности для управления подчиненными.

Дмитрий Бызов, генеральный директор Mango Office

Принятие решения о переводе части сотрудников на удаленный режим работы обычно даётся руководителям нелегко — прежде всего из-за потенциальных рисков. Особенно когда речь идёт о сотрудниках, которые занимаются не проектной работой, а общением с клиентами компании. Например, о специалистах по продажам, клиентскому обслуживанию, обработке звонков и т. д.

Среди основных рисков руководителя — потеря контроля над работой удаленных сотрудников, их «выпадение» из рабочих процессов, невозможность объективной оценки их труда. Для компании эти угрозы могут обернуться пропущенными вызовами клиентов — и, соответственно, их потерей, ухудшением качества обслуживания, а в конечном итоге — потерей прибыли и ущербом для репутации. И каждый руководитель решает, готов ли он рисковать и оставлять удаленных сотрудников «один на один» с клиентами.

Использование виртуальной АТС делает доступными информационно-аналитические отчёты и прослушивание записей телефонных разговоров. Таким образом, руководитель может узнать о количестве пропущенных вызовов, продолжительности разговоров, корректности ответов сотрудника… Кроме того, виртуальная АТС позволяет создать единое инфокоммуникационное поле внутри компании: удаленный специалист, как и любой другой, будет доступен по обычному офисному номеру, его можно включить в группу распределения вызовов. Для работы с виртуальной АТС удаленному сотруднику достаточно телефона — городского, мобильного, SIP-телефона или софтфона на компьютере с гарнитурой.

Сегодня, когда российская экономика переживает не лучший период, предприятиям приходится адаптироваться. Один из популярных и доказавших свою эффективность вариантов — изменить подход к организации труда. Например, перевести часть сотрудников на удаленный доступ или гибкий рабочий график. Это позволит экономить на налогах и отчислениях, соцпакете, аренде и прочем. По нашим прогнозам, популярность удаленного доступа будет только расти.

Сотрудникам можно ставить задачи, прикреплять к конкретным проектам, отслеживать ход выполнения работы. При этом не имеет значения, где находится в данный момент работник — в соседнем кабинете или у себя дома. Если же компания обходится без подобных систем и решает проблему контролирования персонала, к примеру, ежедневной отчетностью, то с таким же успехом можно обязать удаленных сотрудников присылать список выполненных дел каждый вечер на почту непосредственному руководителю.

Каждый год на рынке появляются новые программы и оборудование для «обустройства» виртуальных офисов. ИТ-компании предлагают «приспособления» для удаленного общения с клиентами и коллегами. Вопросы телефонной связи благополучно решают услуги провайдеров под названием «виртуальная АТС» на основе IP-телефонии. Такая АТС не привязывается к стационарным телефонам, а работает через интернет. К ней подключается любое количество абонентов, располагающихся сколь угодно далеко от головного офиса. При этом каждый подключенный сотрудник имеет «красивый» внешний и внутренний корпоративный номер, а также состоит в списке переадресации вызовов. Звонящий на офисный номер клиент даже не почувствует, что его переключили на удаленного сотрудника. Подобные услуги оказывает, например, компания Mango Office.

А вот корпорация Cisco радует удаленных сотрудников своими видеорешениями. Система Remote Expert — альтернатива личной встрече. В отличие от ставших уже привычными видеозвонков по Skype, эта программа обеспечивает клиенту высокое качество видеоряда. Как правило, сервис используется в банковской или консалтинговой сфере. Одним нажатием кнопки можно связать клиента с финансовым консультантом или бизнес-тренером.

В то же время у компании Cisco имеются технологии для одновременной личной встречи более чем полутысячной аудитории. Программа WebEx дает возможность провести виртуальное совещание или конференцию любого масштаба. Каждый «кабинет» может вместить более 500 участников. Для подключения к коллегам необходимо только знать адрес места. «Используя эти сервисы, удаленный сотрудник может успешно работать в роли руководителя проекта, корпоративного тренера или специалиста службы поддержки клиентов», — говорит Максим Репин, менеджер по развитию бизнеса в области технологий для совместной работы компании «Cisco Россия и СНГ».

Инструменты для виртуального коллективного труда распространяются не только на видеовстречи, но и на текстовые документы, и на изображения. Практически любое решение в области управления проектами имеет функции совместной правки документов. Подобные возможности были реализованы, к примеру, в системах Zoho Projects и Wrike.

Даже такой непременный атрибут совещаний, как маркерная доска, оцифровался, виртуализовался и стал доступным через интернет. Проект RealtimeBoard — это бесконечная веб-поверхность, позволяющая участникам мозгового штурма в удаленном режиме совместно делать заметки. К правкам в режиме реального времени может присоединиться любое количество человек. При этом возможностей у RealtimeBoard значительно больше, нежели у обычной маркерной доски: её поверхность можно заполнять изображениями с компьютера или из Сети, графиками, списками, комментариями и многим другим.

Страхи перед управлением персоналом или совместной работой в Сети с лёгкостью развенчиваются. Впрочем, и опасения по поводу безопасности в большинстве своём надуманы. «Домашних» сотрудников можно подвергнуть буквально тотальному контролю.

Александр Сергеев, профессор, преподаватель программ МВА бизнес-университета «МИРБИ С»

Бизнес обсуждает идею виртуального офиса уже многие годы. Идея одновременно и манит, и пугает. На эту тему много разговоров, ожиданий. Все понимают очевидные финансовые выгоды, однако реализовать идею в России удалось совсем не многим — и то на уровне не компании, а лишь отдельных проектных групп.

С технологической точки зрения «построить» виртуальный офис становится легче с каждым днём — автор статьи справедливо обращает внимание на успехи разработчиков подобных решений. Но главное препятствие остаётся — это психологическая не-готовность сотрудников компании сверху донизу к такому способу ведения дел. Ведь он требует иных навыков и компетенций у менеджеров.

Прежде всего необходимо отказаться от столь любимых многими отечественными руководителями (давайте откровенно признаем это!) отношений «начальник — подчиненный». Виртуальный офис, предполагающий удаленную работу сотрудников, неизбежно формирует отношения нового типа: «заказчик — исполнитель». А это требует от руководителя способности не только чётко формулировать задачу и уметь координировать её выполнение, но и умения видеть ситуацию глазами исполнителя и представлять задание в терминах выгоды для него. Ведь фактически работа в удаленном офисе — это сотрудничество группы фрилансеров, которые продают свои услуги. Здесь простые распоряжения и окрики не работают —и даже наносят вред.

Успешная работа в режиме виртуального офиса возможна, если руководитель сумеет осознать себя не «начальником-распорядителем», а «заказчиком-координатором».

Безопасность превыше всего

Используемые в компаниях инструменты вроде корпоративных сетей или виртуальных АТС можно применять не только по прямому назначению, но и в качестве контролирующих устройств. Например, программы по управлению проектами всегда оповещают начальников о срыве дедлайна подчиненными, да и нелестные отзывы клиентов об их работе будут видны руководителю. В свою очередь, виртуальные АТС ведут запись телефонных разговоров и собирают статистику: из отчета управленец может узнать, сколько в среднем длятся звонки, как часто сотрудник игнорирует клиентов или бывает недоступен, пользуется ли телефоном в личных целях или нет.

Прослушивание записей — всегда возможность оценить навыки общения сотрудников. В конце концов, это важная информация — грубят ли специалисты клиентам, а также способны ли квалифицированно вести продажи.

Если контроль только конечного результата труда удаленных сотрудников кажется руководителю недостаточным, на компьютер «домашних» специалистов можно установить программы учёта рабочего времени. В таком случае вся деятельность подчиненных окажется как на ладони.

«Шпионское» ПО работает следующим образом: сам софт устанавливается на удаленном сервере или в облаке, а программа-клиент — на компьютере сотрудника. Ее основная цель — сбор и передача данных. Любые действия удаленного сотрудника будут оцениваться как полезные или вредные. Не пройдут мимо глаз руководителя десять минут, проведенные в «Одноклассниках», или игра в «Косынку» в рабочее время. У программ вроде Yaware.Online имеются возможности даже для подключения к веб-камерам компьютеров. В любой момент руководитель сможет увидеть подчиненного-удаленщика собственными глазами. Если, конечно, это не нарушает этических норм самого начальника.

В случаях, когда работа удаленного сотрудника имеет разъездной характер, его каждодневный маршрут можно отслеживать с помощью GPS-трекеров. Развитие технологий и их удешевление привело к небывалому распространению «умных» телефонов, планшетов и других гаджетов среди населения.

Достаточно установить на смартфон или другой девайс необходимое приложение (зачастую даже бесплатное) — и можно контролировать всё перемещения работника. Подобная новация позволяет работодателю знать наверняка,что промоутер честно отработал свое время, а мерчандайзер не пропустил ни одной торговой точки.

Впрочем, удаленность сотрудников от головного офиса — это не только возможность для злоупотреблений со стороны персонала. Надомники, со своей стороны, оказываются, например, оторванными от помощи корпоративного сисадмина.В случае технической поломки сотруднику придется искать стороннего специалиста и тратить драгоценное время на восстановление своих «рабочих инструментов».

Для подобных случаев компания Intel предлагает технологию vPro. С её помощью удаленный сотрудник может вовремя получить техническую поддержку. Она позволяет дистанционно решать любые программные проблемы, вплоть до переустановки операционной системы. Разумеется, при наличии быстрого интернета.

Работники виртуальных офисов имеют возможность устанавливать видео- и аудиосвязь с клиентами и коллегами, участвовать в небольших совещаниях и масштабных конференциях, заниматься командным мозговым штурмом, а также получать техническую поддержку. И всё это не выходя из интернета. Но если основные рабочие функции уже оцифрованы, каких ещё новшеств стоит ожидать от разработчиков?

Во-первых, новых решений в сфере безопасности. Вопросы сохранности корпоративного имущества волновали и будут волновать управленцев по всему миру. Офисные компьютеры защитить от взлома проще, чем находящиеся за пределами компании устройства, которые, тем не менее, имеют через интернет доступ к конфиденциальной коммерческой информации. Так, Intel разрабатывает собственную технологию «Я и есть пароль». «Она автоматически идентифицирует авторизованного пользователя по его биометрическим параметрам — таким как лицо, голос и так далее», — говорит Александр Мельников, специалист Intel по корпоративным технологиям.

Во-вторых, перспективным направлением является расширение линейки устройств, которые позволяют работать с программами, предназначенными для удаленного труда. Сегодня большинство подобных сервисов имеет мобильные версии. Это значительно облегчает жизнь разъездному персоналу.

Какие бы страхи и опасения ни терзали управленцев, статистика говорит о стабильном росте количества удаленных сотрудников. По словам экспертов Cisco, за последние три года число таковых выросло на 57%. Это говорит лишь о том, что технологии приближают нас к тому будущему, где каждый второй сможет работать дома.

---

Ольга Шаталова
Бизнес-журнал ноябрь #11 2014